Welke mogelijkheden heeft proMEAD ?
Volgens de uitgangspunten moet proMEAD het volgende faciliteren:
- Het maken van een volledig nieuwe EAD toegang, zonder kennis van EAD XML
- Het ophalen, bewerken (muteren en aanvullen) en terugplaatsen van reeds bestaande EAD XML toegangen, zonder kennis van EAD XML
- Diezelfde acties met elders aangemaakte valide EAD XML toegangen, bijvoorbeeld EAD XML exports uit database systemen zoals ABS-Archeion 3.0.3
N.B.: Van belang hierbij is dat proMEAD werkt op basis van de EAD implementatie richtlijnen versie 1.7.2 van het Nationaal Archief.
Bovenstaande mogelijkheden kunnen worden gedemonstreerd met behulp van filmpjes.
Let op: de filmpjes zijn het beste te bekijken in een beeldschermresolutie hoger dan 1024x768, bij voorkeur 1280x1024. Bekijk voor een uitgebreider overzicht van de mogelijkheden ook de proMEAD presentatie gehouden tijdens de ledenvergadering van de Gebruikersvereniging Pictura op maandag 22 juni 2009.
- Demo filmpje 1 laat zien dat je met behulp van de proMEAD opties 'Wizard' en 'Editor' eenvoudig een volledig nieuwe EAD toegang kunt maken, door informatie in te voeren in webformulieren.
Eerst voer je in de 'Wizard' wat basis informatie in, inclusief het aantal bestanddeelbeschrijvingen of inventarisnummers die de uiteindelijke toegang moet bevatten. Op basis van dat aantal wordt een set lege bestanddeelbeschrijvingen of inventarisnummers aangemaakt (de zogenaamde <unitid/>'s). Bij afronding van de 'Wizard' wordt je gevraagd de aldus verzamelde informatie in een EAD XML bestand opslaan in een directory naar keuze binnen proMEAD.
Vervolgens kun je dat bestand, je basis EAD XML toegang, openen in de 'Editor' waar je de zojuist ingevoerde informatie opnieuw gepresenteerd krijgt en je die dus eventueel kunt corrigeren en aanvullen, maar waar je ook de mogelijkheid krijgt om de lege bestanddeelbeschrijvingen te vullen met daadwerkelijke beschrijvingen en extra informatie. - Demo filmpje 2 laat zien dat je een complete reeds bestaande EAD toegang op kunt halen in de 'Editor' en alle beschikbare informatie van die toegang kunt bekijken en eventueel bewerken in de webformulieren.
Vervolgens wordt in het tabblad 'Series en Archiefbestanddelen' in de 'Editor'-mode getoond hoe je in die toegang het complete inventarisgedeelte met alle bestanddeelbeschrijvingen (het zogenaamde <dsc/>-gedeelte) in een uitklapbare boomstructuur of 'treeview' gepresenteerd krijgt.
Het filmpje laat ook zien hoe je in 'Series en Archiefbestanddelen' bestaande bestanddeelbeschrijvingen kunt wijzigen en hoe je een bestanddeelbeschrijving kunt verplaatsen door deze te selecteren en naar de gewenste plaats te verslepen. Dit kan ook met meerdere bestanddeelbeschrijvingen, bijvoorbeeld met een hele rubriek.
N.B.: Als bestanddelen in de 'treeview' verplaatst worden, dan worden ze niet automatisch hernummerd. Indien dat gewenst is, dan zal dat handmatig moeten gebeuren via de 'wijzig'-optie. - Demo filmpje 3 demonstreert de 'turn-key' EAD export zoals beschikbaar in ABS-Archeion 3.0.3.
ABS-Archeion is een Oracle database applicatie voor het beheren en ter beschikking stellen van archieven. Het is vooral een logistiek systeem en dus geen ontsluitingssysteem, maar het bevat wel alle informatie om een basis EAD XML toegang te kunnen genereren en ook informatie over de beschikbaarheid van archiefbestanddelen, bijvoorbeeld op het gebied van openbaarheid en materiële staat.
Het filmpje laat zien dat met één druk op een knop (de knop 'Toon EAD' in het tabblad 'toegangen' van het scherm 'Archiefblokken in eigen bewaarplaats' in de 'Verkenner archiefblokken') een EAD toegang kan worden gegenereerd met actuele bestanddeelinformatie. Die EAD toegang wordt automatisch opgeslagen op een locatie op de computer of het netwerk van de ABS-Archeion gebruiker.
N.B.: Het betreft hier het genereren van slechts één toegang tegelijk via het interface van ABS-Archeion, maar op basis van deze export is ook een webservice ontwikkeld die het mogelijk maakt om automatisch meerdere toegangen te exporteren en met reeds online staande volledige EAD XML toegangen te synchroniseren.
Dit kan op basis van bepaalde criteria, bijvoorbeeld: alle in ABS-Archeion gewijzigde toegangen gedurende een bepaalde periode of alle ABS-Archeion toegangen waarvan de bestanddelen zijn gewijzigd gedurende een bepaalde periode. - Demo filmpje 4 demonstreert hoe je een eenmaal via ABS-Archeion geëxporteerde EAD XML toegang in proMEAD kunt uploaden, om vervolgens daar de basis ABS-Archeion toegang gegevens aan te vullen zodat een volledige EAD toegang ontstaat.
Te zien is dat vanuit ABS-Archeion slechts bepaalde informatie aan de basis EAD toegang is toegevoegd en dat er nog diverse webformulier velden leeg zijn, zoals de geschiedenis van de archiefvormer, de geschiedenis van het archiefbeheer, de korte beschrijving van het archief (<abstract/>) en de bestanddeelbeschrijvingen. Deze informatie kan hier worden aangevuld om de basis ABS-Archeion EAD toegang te verwerken tot een complete EAD toegang, alvorens die online ter beschikking te stellen.
N.B.: Bij het rechtstreeks automatisch synchroniseren van ABS-Archeion EAD toegang informatie naar reeds online staande volledige EAD toegangen wordt wordt proMEAD natuurlijk niet als tussenstap gebruikt en worden de lege EAD ontsluitingselementen, waarvoor ABS-Archeion geen informatie kan leveren, uiteraard niet meegenomen, zodat de reeds online staande correcte onstluitingsinformatie intact blijft.
